Voorkom uitstelgedrag en bespaar tijd door te stoppen met to-do-lijstjes.

Allemaal lijstjes...

Het kan zijn dat jij vaak gebruikt maakt van allerlei lijstjes en dat kan werken voor jou, maar misschien is het ook een vorm van uitstelgedrag of tijdverspilling.

Hoezo uitstelgedrag?

To-do-lijstjes kunnen je een vals gevoel van vooruitgang geven. Het is niet omdat het op je to-do-lijstje staat dat je ermee bezig bent.

Vooral als het iets is dat uit je comfortzone is, denk maar aan:

• Een spannende salescall

• Je eerste podcastaflevering opnemen en publiceren

• Jezelf op video laten zien op social media

• Eindelijk eens werk maken van die nieuwsbrief

• Een review vragen aan je klant

• Een proefdansles volgen bij de dansschool in je buurt

De meest veilige stap is het opschrijven, maar heel vaak blijft het dan ergens op één of meerdere lijstjes staan en word je er af en toe eens aan herinnerd dat je het nog altijd niet gedaan hebt.

Soms is de taak zo klein dat je ze onmiddellijk kan uitvoeren (i.p.v. op je lijstje te zetten). Die klant opbellen, een mailtje sturen met de vraag voor die review, je inschrijven voor de proefles, etc.

De voldoening is zoveel groter als je het onmiddellijk kan doen. Wat we dan meestal doen is het ergens opschrijven om het dan helemaal uit het oog te verliezen.

Als je het direct kan doen, doe het dan.

Sommige taken zijn te groot om onmiddellijk te doen. Is een to-do-lijst dan ideaal? In mijn ogen niet. Je kan dan beter je taken inplannen in je agenda en concreet met datum en tijdstip zodat je ook voldoende ruimte hebt om de taak te voltooien of eraan te beginnen. Taken blijven vaak op een to-do-lijst staan als je ze niet concreet inplant. Je zou ze eerst op een to-do-lijst kunnen zetten en dan inplannen, maar dat lijkt me ook wat tijdverspilling.

Tijdsverspilling

Naast een vals gevoel van vooruitgang, zijn lijstjes vaak ook tijdverspilling. Iets opschrijven dat je sowieso gaat doen is eigenlijk niet nodig en dus tijdverspilling.

Of nog een stapje verder, iets opschrijven dat je al gedaan hebt, enkel en alleen voor de voldoening van het afvinken. Ik snap het, het voelt goed om zaken te kunnen afvinken, maar bedenk eens hoe goed het zou voelen als je ein-de-lijk de taak die je al zo lang aan het uitstellen bent zou doen.

Van rust in je hoofd, naar overweldigd door alle lijstjes

Een andere reden waarom lijstjes handig kunnen zijn, is de chaos in je hoofd beperken. Let alleen op dat je dan niet overweldigd wordt door allerlei lijstjes overal en nergens die op termijn misschien voor nog meer onrust zorgen.

Als je iets te binnen schiet dat je niet mag vergeten, kan je het opschrijven. Bedenk dan wat de beste manier is om dat te doen. Misschien kan je het onmiddellijk in je agenda zetten, een reminder in je gsm of als het een kleine taak is, kan je het onmiddellijk doen.

Hoe het dan wel aanpakken?

Evalueer jezelf. Er is geen one-size-fits-all, je kan best zelf inschatten of je lijstjes voor je werken of niet. Door heel bewust stil te staan bij wat het doel is van je lijstje(s) en of het je helpt om effectief je doelen te behalen.

Bovenop de tips die hierboven al vermeld staan, geef ik nog onderstaande mee:

• Checklist

  Een checklist is niet gelijk aan een to-do-lijst. Het is een lijst die je helpt overzicht te bewaken bij het uitvoeren van een bepaalde taak, zodat je niks vergeet.

  Een checklist gebruik ik bijvoorbeeld bij het opstarten van een traject loopbaancoaching voor het administratieve dossier zodanig dat ik niks vergeet of zoals vorige week bij het maken van mijn valies. Vroeger schreef ik daar dan alles op tot in het kleinste detail dus ook de meest evidente dingen (ondergoed, kledij,…) nu schrijf ik enkel op wat ik zeker niet mag vergeten en misschien wel zou vergeten als ik het niet opschrijf. Wees dus ook hier kritisch of het nodig is of tijdsverspilling?

• Procedures/plannen

  Processen, procedures en plannen uitschrijven geven ook meer structuur en zorgen ervoor dat je niks vergeet. Bijvoorbeeld het proces van een nieuwe podcastaflevering, een customer journey voor jou dienst, een marketingplan, het proces van jouw dienst in stapjes uitgeschreven dat je dan voor elke klant opnieuw kan gebruiken, terugkerende taken die je niet vaak herhaalt, etc.

• Prioriteitenlijstje

  Eentje dat ik zelf vaak gebruik is een prioriteitenlijstje met maximum drie taken op die ik zeker tegen het einde van de dag wil uitgevoerd hebben en liefst zo snel mogelijk. Wat daar niet opstaat zijn dingen die ik sowieso doe of die ingepland staan. Het kan gaan om een spannend telefoontje of iets waar ik een nieuwe gewoonte van wil maken. Een paar jaar geleden stond daar bijvoorbeeld dagelijks ook wandelen bij. Ondertussen is dat niet meer nodig omdat het een gewoonte geworden is.

• To-do-lijstje voor maximum enkele uren

  Oh ja ik gebruik ook nog to-do-lijstjes, maar ik schrijf daar alleen op wat ik quasi onmiddellijk kan uitvoeren, m.a.w. mijn to-do-lijstje zet me echt in de actie en blijft niet langer dan een paar uur in gebruik. Het doel is zo snel mogelijk de taken af te vinken.

Waren deze tips waardevol voor jou? Deel gerust jouw bevindingen en inzichten op social media.

Heb je hierover nog vragen, opmerkingen, tips of ben je het ergens mee oneens? Laat het me gerust weten: info@stephiedewever.be